Come si usa Beelancio

Primi passi

Cinque minuti per preparare Beelancio al tuo lavoro. Puoi fare tutto anche dopo, quando vuoi.

1. Le tue attività

• Un'attività è ogni lavoro che vuoi tenere separato: per esempio il negozio, le consulenze, le spese personali.
• Al primo accesso le scegli tra quelle pronte o le scrivi tu. Si cambiano in Impostazioni → Attività.

2. I conti e il saldo iniziale

• Un conto è ogni posto dove tieni soldi: contanti, conto in banca, carta prepagata, PayPal…
• In Impostazioni → Conti imposta il saldo iniziale: quanti soldi c'erano davvero quel giorno. Così i saldi dell'app tornano con la realtà.

3. Il primo movimento

• In Movimenti registra un'entrata, un'uscita o un trasferimento.
• Non sai come registrare un caso? Usa «Come registro…?»: ci sono i casi di tutti i giorni con il modulo già pronto.
• Più veloce ancora: premi «Assistente» e scrivilo a parole, per esempio «ho pagato 45 euro di benzina con la carta».

4. Clienti e scadenze

• Aggiungi i clienti con cui lavori: poi li colleghi a pagamenti, progetti e appuntamenti.
• In Scadenze metti le spese che si ripetono (affitto, abbonamenti, bollette): l'app te le ricorda.

5. Sicurezza

• Tocca il tuo nome in basso nel menu e apri Accesso e PIN: attiva un PIN di 6 cifre per riaprire l'app più in fretta sul tuo dispositivo.
• Sempre lì puoi attivare la verifica in due passaggi e creare i codici di recupero, per non restare mai chiuso fuori.
• Ogni giorno Beelancio salva una copia dei dati. Tienine anche una fuori dal computer.

Bilancio

La pagina principale: quanti soldi hai adesso e quanto hai guadagnato e speso in un periodo.

Quanto hai adesso

• In cima vedi il saldo di ogni conto (contanti, banca, carte…) e il saldo generale.
• Tocca un conto per vedere i suoi movimenti.
• Se un saldo non torna con la realtà, controlla il saldo iniziale del conto in Impostazioni → Conti.

Guadagni e spese del periodo

• Scegli Mese, Trimestre, Anno o Date; con le frecce vai al periodo prima o dopo.
• Con le caselle in alto scegli quali attività vedere: tutte, una o alcune.
• La tabella ha una colonna per ogni attività e il totale. Sotto vedi il confronto con il periodo precedente e le spese e le entrate per categoria.
• Tocca il nome di un'attività nella tabella per vedere i suoi movimenti.

I trasferimenti

• I trasferimenti tra conti (prelievo, versamento, ricarica) non sono né guadagni né spese: cambiano solo i saldi dei conti.
• Quelli tra attività si vedono nelle singole colonne, ma nel totale si annullano.

Promemoria

• Se una spesa o un'entrata ricorrente sta per scadere, l'avviso compare in cima alla pagina.

Movimenti

Qui registri ogni soldo che entra, esce o cambia posto.

Tre tipi di movimento

• Entrata: soldi che ricevi (un cliente che paga, una vendita).
• Uscita: soldi che spendi (materiale, affitto, una spesa personale).
• Trasferimento: soldi tuoi che cambiano posto. Per esempio un prelievo, un versamento, la ricarica di una carta, l'addebito della carta di credito, oppure soldi spostati da un'attività a un'altra.

Cosa scrivere

• Importo e data.
• Attività: per quale lavoro (oppure Personale).
• Conto: dove arrivano o da dove escono i soldi.
• Categoria: che tipo di entrata o di spesa. Con «Altre entrate» o «Altre uscite» serve anche una descrizione.
• Cliente, se c'entra: così lo ritrovi nella sua scheda.

Strumenti utili

• «Come registro…?»: i casi di tutti i giorni, con il modulo già impostato.
• «Assistente»: scrivi a parole che cosa è successo, anche più cose insieme («ho speso 2 € alle macchinette in contanti e 45 di benzina con la carta»). Ti prepara l'elenco già compilato da controllare e registrare con un tocco. Come scrivergli è spiegato nella guida «Assistente».
• «Importa estratto conto»: scegli il file CSV scaricato dalla banca, controlli l'anteprima e importi tutto insieme. I movimenti già presenti sono segnalati e non spuntati.
• «Esporta»: un file per Excel con i movimenti che vedi, da dare al commercialista.
• Nei trasferimenti, «Commissione pagata» registra anche la spesa della commissione (per esempio la ricarica al tabaccaio).

Correggere

• Tocca un movimento nell'elenco per modificarlo o eliminarlo. Nel registro resta sempre traccia di ogni operazione.
• Un prelievo o un versamento segnato per errore come uscita o entrata? Aprilo e usa «Era un trasferimento». Il titolare trova tutti i casi in «Sistema prelievi e versamenti».

Assistente

Scrivi a parole che cosa è successo, come lo racconteresti a un collega. L'assistente prepara le registrazioni già compilate: tu le controlli e le registri con un tocco.

Come si usa

• Premi «Assistente»: è in cima al menu, sul telefono è il fumetto in alto. Se non c'è, il titolare lo accende in Impostazioni → Moduli.
• Scrivi il messaggio e premi «Prepara l'elenco» (dal computer anche Ctrl+Invio).
• Controlla le schede: puoi correggere ogni campo al volo o togliere la spunta a quello che non vuoi registrare.
• Premi «Registra tutto». Finché non lo premi non si salva niente: puoi provare e chiudere.

Cosa sa fare

• Movimenti: entrate, uscite e trasferimenti, anche dieci in un messaggio.
• Clienti nuovi, progetti, appuntamenti e riparazioni, già collegati tra loro.
• Magazzino: carico, vendita e scarico, con la spesa o l'incasso.
• Scadenze: spese ed entrate che si ripetono, come l'affitto o un abbonamento.
• Sceglie da solo attività e categoria. Quello che non dici lo propone in base a come lavori di solito.

Come scrivere bene

• Una cosa per frase: è più facile da capire e da controllare.
• Scrivi sempre l'importo e, se puoi, come hai pagato o incassato: «in contanti», «con la carta», «col bancomat», «con bonifico».
• Se hai più attività e non è ovvio quale, dillo: «per il negozio», «spesa personale».
• Le date dille a parole: «ieri», «venerdì», «il 3», «domani alle 15». Se non la dici, vale oggi.
• I clienti scrivili con nome e cognome, come li hai salvati: così li collega a quelli che hai già.
• Per il magazzino scrivi quanti pezzi, il nome dell'articolo e il prezzo al pezzo.

Leggere le schede

• «Pronta»: è tutto a posto.
• «Da controllare»: manca qualcosa o c'è un dubbio, e il motivo è scritto nella scheda. Correggi il campo e registri.
• «Non valida»: così non si può registrare. Riscrivi il messaggio con i dati giusti.
• Un campo con il bordo giallo e la scritta «proposto» l'ha scelto l'assistente perché non l'avevi detto: dagli un'occhiata.
• Un cliente che hai già non viene creato di nuovo: la sua scheda resta senza spunta e le altre operazioni usano quello che esiste.

Da sapere

• Tutto o niente: se un'operazione non va, non si registra nessuna e ti dice quale correggere. Così non restano mezze registrazioni.
• Aggiunge soltanto: non modifica e non cancella quello che è già salvato. Per correggere usa la sezione giusta, per esempio Movimenti.
• Non inventa: importi e nomi che non hai scritto restano vuoti, oppure te li chiede.
• Un collaboratore registra solo nelle attività che può usare.
• Senza l'assistente IA (modo prova, gratis) capisce un movimento alla volta, con frasi semplici.
• Con l'assistente IA il messaggio viene mandato ad Anthropic, l'azienda che fa Claude, solo per essere capito; Beelancio non salva il testo che scrivi. Non scrivere dati che non servono, come password o codici.
• Ogni messaggio conta: quanti ne hai usati questo mese lo vedi nel riquadro dell'assistente.

Domande frequenti

• Registra da solo? No: prepara l'elenco, e registri tu con «Registra tutto».
• Quante cose posso scrivere in un messaggio? Fino a 20 operazioni.
• Ha sbagliato qualcosa? Prima di registrare correggi il campo nella scheda. Se l'hai già registrato, correggilo nella sua sezione.
• Non mi capisce? Scrivi più semplice, una cosa per frase, con importo e modo di pagamento.
• Il cliente risulta «non trovato»? Scrivi nome e cognome come nella sua scheda, oppure chiedi di aggiungerlo come cliente nuovo nello stesso messaggio.

Scadenze

Spese ed entrate che si ripetono: affitto, abbonamenti, bollette, canoni dei clienti.

Creare una scadenza

• Scegli se è una spesa o un'entrata, scrivi il nome, l'importo, ogni quanto si ripete e la prossima data.
• Indica attività, conto e categoria: serviranno quando la registri.
• Per le bollette spunta «L'importo cambia ogni volta»: al pagamento scrivi la cifra giusta.
• «Avvisami giorni prima» decide quando compare il promemoria.

Quando arriva il giorno

• «Pagata» o «Incassata» registra il movimento e sposta la scadenza al periodo dopo.
• «Salta questa volta» (nel menu ⋮) la sposta senza registrare soldi: per esempio se quel mese la bolletta non è arrivata.
• Le scadenze vicine compaiono anche in cima al Bilancio.

In alto nella pagina

• Vedi quanto spendi e quanto incassi di fisso ogni mese.

Clienti

L'anagrafica delle persone e delle aziende con cui lavori.

La scheda del cliente

• Persona o azienda, contatti, indirizzo, codice fiscale o partita IVA, note.
• Dalla scheda vedi in un colpo solo pagamenti, progetti, riparazioni e appuntamenti di quel cliente.
• Dal menu ⋮ registri un'entrata o un'uscita già collegata al cliente.

Trovarli e usarli

• Cerca per nome, telefono, email o partita IVA.
• Quando registri un movimento, un progetto, una riparazione o un appuntamento, collega il cliente: così ritrovi tutto in un punto.
• Un cliente con cui non lavori più si archivia: resta nello storico ma non ingombra l'elenco.

Il portale del cliente (modulo «Portale clienti»)

• Si accende in Impostazioni → Moduli. Poi, nella scheda del cliente, «Crea il link» prepara un link personale solo suo.
• Mandaglielo con «Copia il link», «Manda su WhatsApp» o per email: aprendolo vede le sue riparazioni, i suoi lavori, i prossimi appuntamenti e i pagamenti, sempre aggiornati e senza password.
• Non vede mai note, note tecniche, seriale, ricambi e spese, conti usati, le descrizioni dei movimenti o altri clienti. L'elenco preciso è in «Cosa vede il cliente».
• Il link si vede solo quando lo crei: se lo perdi, «Crea un link nuovo» (quello vecchio smette subito di funzionare). «Disattiva» lo spegne del tutto.
• Nella scheda vedi da quando il link è attivo e quante volte il cliente l'ha aperto. Il link lo crea e lo disattiva solo il titolare.
• Funziona per i clienti quando Beelancio è online; sul tuo PC puoi già aprirlo tu per vedere che cosa vedranno.

Agenda

Gli appuntamenti con i clienti, in presenza o online.

Usarla

• Scegli la vista giorno, settimana o mese.
• Ogni appuntamento ha titolo, inizio e fine, il luogo oppure il link della chiamata online, il cliente (facoltativo) e le note.
• Dalla scheda di un cliente, «Nuovo appuntamento» lo crea già collegato.
• Lo stato può essere Programmato, Fatto o Annullato.
• Gli appuntamenti di un cliente si vedono anche nella sua scheda.

Progetti

Lavori e commesse: un sito, un impianto, una consulenza, un evento, un corso…

Creare un progetto

• Scegli il tipo tra quelli pronti oppure «+ Altro: aggiungi un tipo nuovo…»: il tipo che scrivi ricompare tra i tuoi.
• Collega cliente e attività e scrivi il preventivo.
• Se il lavoro ha un costo che si ripete (per esempio la manutenzione mensile), attiva il canone.

Seguire il lavoro

• Stato: Idea, In corso, In pausa, Consegnato, Archiviato.
• Dalla scheda registri «Acconto» e «Saldo»: diventano entrate nel bilancio.
• Vedi subito quanto hai incassato e quanto resta da incassare.
• Quando scade il canone, registri l'incasso e la scadenza passa al periodo successivo.

Riparazioni

Gli oggetti che ricevi da riparare: telefoni, computer, elettrodomestici, biciclette, caldaie…

Accettazione

• Scegli il tipo di oggetto tra quelli pronti oppure «+ Altro: aggiungi un tipo nuovo…».
• Scrivi modello, guasto, cliente e preventivo.
• Ogni riparazione riceve un codice per ritrovarla in fretta.

Stati

• Ricevuta, In lavorazione, In attesa ricambio, Pronta, Consegnata, Annullata.
• Ogni cambio di stato resta nello storico, con una nota se vuoi.

I soldi della riparazione

• «Acconto» e «Saldo» sono entrate; «Ricambio» è una spesa.
• «Rimborso» registra i soldi restituiti al cliente, mai più di quanto incassato.
• Con il Magazzino acceso c'è anche «Ricambi dal magazzino»: la scorta scende ma non si registra una spesa nuova, perché i soldi sono già usciti all'acquisto.

Annullare ed eliminare

• Annullando una riparazione i soldi già passati restano; se restituisci qualcosa, registra il rimborso.
• «Elimina…» mostra prima cosa è collegato e mette la riparazione nel cestino: il titolare può ripristinarla. I movimenti restano nel bilancio.

Magazzino

Articoli e scorte per qualsiasi attività: ricambi, prodotti in vendita, materiali.

Gli articoli

• Nome, codice, gruppo, costo, prezzo di vendita e scorta minima.
• Sotto la scorta minima compare l'avviso «sotto scorta».
• Ogni articolo può appartenere a un'attività o a nessuna.

Carichi, vendite e inventario

• Carico: arriva merce. Se vuoi, registra anche la spesa.
• Vendita: esce merce venduta. Se vuoi, registra anche l'incasso.
• Scarico: merce rotta, persa o usata.
• Inventario: scrivi quanti pezzi hai contato davvero e l'app corregge la quantità.

Regole

• La quantità non scende mai sotto zero e ogni operazione resta nello storico dell'articolo.

Impostazioni

Qui il titolare prepara l'app per il suo lavoro.

Le schede

• Attività: i tuoi lavori, con colore e icona.
• Categorie: i tipi di entrate e di uscite.
• Conti: contanti, conti con IBAN, carte, PayPal… con il loro saldo iniziale.
• Moduli: accendi o spegni Agenda, Progetti, Riparazioni e Magazzino.
• Utenti: aggiungi collaboratori e scegli se vedono tutte le attività o solo alcune.
• Account: nome dell'account e minuti di inattività prima del blocco. Qui c'è anche «Scarica tutti i miei dati», un solo file con tutto l'account, e, per chi ha creato l'account, «Chiudi l'account»: dopo 30 giorni i dati si cancellano per sempre.
• Tipologie: i tipi che hai aggiunto con «Altro»; puoi toglierli dalle proposte.
• Aspetto: tema chiaro, scuro o come il sistema.
• Registro: l'elenco di tutte le operazioni, che non si può modificare.
• Backup: le copie dei dati.

Da sapere

• Ciò che è già usato (attività, categorie, conti) non si elimina: si archivia, così lo storico resta giusto.
• Un collaboratore limitato vede solo le sue attività e non vede i saldi dei conti.

Accesso e PIN

La tua sicurezza: password, PIN, verifica in due passaggi e codici di recupero. Si apre toccando il tuo nome in basso nel menu.

Entrare

• Si entra con l'email oppure con il nome utente, e la password.
• La password ha almeno 10 caratteri, una maiuscola, una minuscola e un carattere speciale.
• Il PIN di 6 cifre riapre l'app più in fretta su questo dispositivo. Attivalo solo su un dispositivo tuo.
• Dopo 5 tentativi sbagliati PIN, password e codici si bloccano per 15 minuti.

Verifica in due passaggi

• Gratis per tutti: oltre alla password serve un codice di 6 cifre che cambia ogni 30 secondi, da un'app sul telefono (Google Authenticator, Microsoft Authenticator o simili).
• Per attivarla: «Attiva la verifica», scrivi la password, inserisci la chiave nell'app del telefono e scrivi il primo codice.
• Il PIN su un dispositivo di fiducia continua a funzionare senza codice.
• Hai cambiato telefono? Spegni la verifica e riattivala con il telefono nuovo.

Codici di recupero

• Sono 10 codici da conservare in un posto sicuro (stampati o in un file). Ognuno vale una volta.
• Servono se dimentichi la password («Password dimenticata?» nella schermata di accesso) o se non hai il telefono per la verifica.
• Puoi crearne di nuovi quando vuoi: quelli vecchi non valgono più.
• Chi si iscrive con il nome utente li riceve subito: senza email sono l'unico modo per rientrare da solo.

Dispositivi e blocco

• Vedi i dispositivi dove hai il PIN e togli quelli che non usi più.
• «Blocca» chiude subito la sessione. Dopo i minuti di inattività scelti dal titolare l'app si blocca da sola.
• Un collaboratore che ha perso password e telefono? Il titolare gli reimposta la password da Impostazioni → Utenti: la verifica in due passaggi si spegne e la riattiva lui.

Il mio profilo

Chi sei nell'app, i tuoi distintivi, le gocce di miele e gli inviti. Si apre toccando il tuo nome in basso nel menu.

Il menu del tuo nome

• Da qui raggiungi Il mio profilo, Impostazioni (titolare), Accesso e PIN, Aggiungi un utente, Cambia utente e Blocca.
• Sul telefono lo stesso menu è nell'avatar in alto e nel pulsante «Altro».

Invita un collega

• Hai un codice personale: mandalo con «Copia il link» o «Manda su WhatsApp».
• Il collega che si iscrive con il tuo codice ha la prova gratuita doppia: 14 giorni di Max invece di 7.
• Vedi solo quanti colleghi hai invitato, quanti hanno usato la prova e quanti hanno pagato: mai i loro dati.

Gocce di miele

• 10 gocce quando un collega usa davvero la prova (almeno 10 movimenti), fino a 5 colleghi al mese.
• 100, 200 o 300 gocce quando il collega paga 3, 6 o 12 mesi.
• 100 gocce valgono 1 mese gratis del tuo piano, al massimo 12 mesi all'anno.

Distintivi

• I livelli dell'alveare crescono con i colleghi che pagano: Ape operaia (1), esploratrice (3), guardiana (6), regina (10). Il livello raggiunto non si perde.
• Ape fondatrice: i primi 100 abbonati ricevono il loro numero, da 001 a 100, e tengono il prezzo di lancio finché restano abbonati, anche se poi aumenta.